Organização do Kit Crise e Relacionamento com a Imprensa

Durante a ocorrência de uma crise organizacional, o contato com a imprensa é fundamental. Para isso, torna-se necessário a organização de um kit de materiais que disponibilize de forma clara o maior número de informações possíveis sobre a empresa.

Segundo Neves (2007), o Kit de Crise deverá conter dados gerais sobre toda a empresa, informações sobre segurança, dados do Comitê, treinamentos realizados e que ainda irão ocorrer. Diante desta perspectiva, apontam-se os seguintes materiais:

• Pasta com clipping atualizado do DC, contendo material gráfico da empresa;
• Release completo sobre o assunto gerador da crise, apontando todas as informações pertinentes;
• Material anexo contendo histórico da empresa além da apresentação de todos os produtos do GES;
• Cronograma de projetos em andamento, com programações e atividades diversas;
• Organograma da empresa, com indicação dos membros do Comitê de Crise e contatos do porta-voz;
• Informações gerais sobre a formação do Comitê de Crise, experiências bem-sucedidas, treinamentos ocorridos e a serem realizados;
• Dados sobre segurança e qualidade, destacando a existência de Comitês específicos dentro da empresa;
• Relatórios financeiros e balancetes.

Kisyohara (2007) considera que para gerenciar uma crise pró-ativamente, a comunicação torna-se um elemento chave. Neste contexto, é importante que todos os públicos envolvidos na mesma (como empregados, clientes e acionistas) saibam perfeitamente o que está acontecendo.

A indicação dos especialistas é para que não se esconda nada da imprensa, desde que isso não interfira nas estratégias do Comitê. Pronunciar-se por meio de notas oficiais ou coletivas ajudam a esclarecer as dúvidas e curiosidades dos jornalistas.

Marconi (apud CARVALHO, 2007) indica que a empresa “deve apresentar a sua versão da história antes que alguém mais o faça, talvez a mídia ou algum crítico. Sendo a primeira, a organização tem a oportunidade de dar o tom da cobertura e estabelecer a sua abertura e franqueza”.

O relacionamento com a mídia será mantido pelo constante envio de materiais para os veículos - como releases e notas oficiais - , sugestões de pauta, convite para participação de coletivas e a concessão de informações em primeira mão, de forma exclusiva, estrategicamente para determinados jornalistas. Ao mesmo tempo, caberá à equipe de comunicação atender à mídia com presteza sempre que for solicitada.